zarządzanie czasem

Eksperci powtarzają, że zarządzanie czasem jest niczym samozarządzanie. Dlatego niezwykle ważne jest, dla Ciebie jako właściciela firmy, abyś zarówno Ty jak i Twoi pracownicy rozsądnie wykorzystywali czas pracy.

Obecnie wiele czynników ma wpływ na pracowników – rozkojarzenie może być spowodowane internetem, smartfonem, smsami, rozmowami, e-mailami, czatami, Facebookiem, spotkaniami, zaproszeniami itd. Co jako pracodawca możesz zrobić, by zwiększyć efektywność i produktywność swojego zespołu? W poniższym artykule znajdziesz 8 wskazówek na temat tego, jak zmotywować swoich pracowników do lepszego gospodarowania czasem i dzięki temu pomóc im zwiększyć ich wydajność.

Ustalenie priorytetów

Jest to najważniejsza rzecz, jaką możesz poradzić swoim pracownikom i oczywiście realizować samemu. Które projekty są obecnie szczególnie ważne i powinny być realizowane w pierwszej kolejności? Zdecyduj, które zadania mają pierwszeństwo. Można, na przykład, przed rozpoczęciem dnia pracy przygotować listę rzeczy do zrobienia, dzięki czemu łatwiej zorganizować swój dzień i ustalić, co chcesz zrobić najpierw. W odpowiednim zarządzaniu czasem nie należy od razu sprawdzać swojej skrzynki e-mail, ponieważ może to spowodować chaos. W pierwszej kolejności powinno się wykonać najważniejsze zadania, a dopiero później przeczytać pocztę i odpowiedzieć na maile.

Analiza przepływu pracy

Do podziału zadań i dla oszczędzenia czasu, warto wykorzystać istniejące procedury i systemy. Dlatego zawsze warto najpierw przeanalizować przepływ pracy i udokumentować, ile czasu potrzeba do realizacji poszczególnych zadań. Pomocna może się okazać tabela np. w Excelu z wyszczególnieniem czasu potrzebnego na poszczególne procesy pracy (np. cotygodniowe spotkania). Na tej podstawie dokonać optymalizacji wykorzystania czasu tak, aby efektywniej angażować się w istotne projekty.

Praca w ulubionych projektach

Odmiana zdaje egzamin – wiadomo, że są projekty o wysokim priorytecie, w które trzeba inwestować dużo czasu i wysiłku. Jednakże czasami po prostu utknie się w martwym punkcie. Dlatego istotne jest takie zaprojektowanie swojego dnia pracy, aby był on urozmaicony i znajdowały się w nim także zadania, przy realizacji których pracuje się lepiej.

Postaraj się zatem przydzielać swoim ludziom szeroki wachlarz zadań. Nie ryzykuj, że utracą przyjemność z pracy w swoich projektach, jednocześnie różnorodność pozytywnie wpłynie na ich produktywność.

Sztuka mówienia „nie“

Nie zawsze łatwe – lecz czasami szczególnie ważne, aby móc sumiennie zająć się własnymi projektami. Jeśli teczki piętrzą się biurku nie da się uniknąć sytuacji, w której juz nie można przyjąć kolejnych projektów. Jeśli zauważysz, że któryś z Twoich pracowników ma problem z realizacją projektów ze względu na przeładowanie, zachęć go do powiedzenia czasami „nie“.  Nikt nie jest idealny i nawet Ty musisz przyznać, że nie da się dobrze obsługiwać jednocześnie zbyt wielu projektów.

Świadomość sukcesu

Czy nie zdarza Ci się taka sytuacja: projekt został zakończony, ale nie masz poczucia satysfakcji z dobrze wykonanej pracy. Nie pozwól aby to wrażenie trwało. Przed rozpoczęciem kolejnego projektu przygotuj listę celów – robią to wszyscy ludzie sukcesu. Poświęć trochę czasu na jego dokładnie przemyślenie. Następnie wróć do swoich notatek i na spokojnie wyobraź sobie jak krok po kroku osiągnąć wytyczone cele.

Kieruj się umiejętnościami swoich pracowników

Każdy pracownik ma swoje obowiązki i własny sposób zarządzania czasem, dlatego staraj się rozdzielać zadania zgodnie z ich kwalifikacjami. Jeśli zauważysz, że któryś z pracowników jest zaangażowany w projekt dłuższy czas, sprawdź czy wszystko jest w porządku i wspólnie poszukajcie rozwiązania.

Szanuj swój czas

Niezwykle ważne jest także, abyś i Ty czasami odpoczął, naładował baterie i dzięki temu optymalnie wykorzystywał swoją efektywność. Na przykład w chwilach kiedy komputer ściąga aktualizacje – wstań od biurka przejdź się do kuchni, napij kawy lub herbaty. Również po pracy spróbuj zrelaksować się i odpocząć. Dzięki temu następnego dnia wrócisz do pracy pełen energii i zapału, a Twoja produktywność będzie na wysokim poziomie.

Wniosek ‒  dobre zarządzanie popłaca

Dzięki dobrej strategii możesz zaoszczędzić wiele nerwów.

Myśl z wyprzedzeniem, jak wykonywać zadania, ustanawiaj cele i priorytety. Kieruj się listą rzeczy do zrobienia, a z czasem zauważysz pozytywny wpływ tych czynników na produktywność Twoją i Twojego zespołu.

Ostatecznie, każdy sam musi oszacować swój zakres obowiązków, jednakże mądre zarządzanie czasem   z pewnością zaprocentuje.

Jakie są Twoje sposoby na sprawne zarządzanie czasem?

Category:
Zarządzanie

There is one comment

Comments are closed.